Die Schätzung, wieviel Zeit und damit Ressourcen ein Projekt und seine einzelnen Schritte benötigen, ist grundlegend für erfolgreiche Projektplanung und -umsetzung. Dabei geht es nicht nur um die Kalkulation von Kosten, sondern auch um das Planen zeitlicher wie personeller Ressourcen im Team sowie das Ermöglichen einer präzisen Zeitplanung. Planning Poker ist eine Methode, die eigens dafür entwickelt wurde.

Das System der Planning Poker Karten: Individuell und flexibel, aber strukturiert und rational

Im agilen Projektmanagement werden große Aufgaben in kleine Einzelaufgaben unterteilt. Gerade, wenn ein Projekt nie oder erst nach sehr langer Zeit wirklich abgeschlossen werden kann, liegt es auf der Hand, in Etappenzielen und einzelnen Schritten zu denken. Damit diese greifbar werden, unterteilt man sie in einzelne Backlogs (= zu erledigende Aufgaben) oder User Stories (Anforderung an die Software aus Nutzersicht). Der Aufwand jedes Backlogs wird dann beim Planning Poker geschätzt – und zwar immer von jedem Teilnehmer. Die Planning Poker Karten werden jedoch verdeckt ausgelegt, damit keine Beeinflussung stattfindet. Nach dem Aufdecken werden die Schätzungen aller Mitspieler verglichen. Abweichungen werden gemeinsam diskutiert und dann erneut eine verdeckte Schätzungen mit den Planning Poker Karten vorgenommen, bis ein Konsens im Team gefunden wird.

Mit den Planning Poker Karten steht Teams ein Instrument zur Verfügung, das sich immer an die jeweilige Situation anpassen lässt. Die Karten sind ein Mittel zum Zweck, den man selbst bestimmt. Die Werte (oder Einheiten) der Schätzung ebenfalls: Worauf sich die Planning Poker Karten beziehen, wird immer individuell festgelegt. Somit ist Planning Poker ein standardisiertes Verfahren zum individuellen Schätzen und Planen.

Resultate mit Planning Poker: wirklichkeitsnah, präzisen und fundiert

Planning Poker hat viele Vorteile und besondere Stärken im Vergleich zu anderen Schätzmethoden. Der wohl wichtigste ist aber dieser: Es sind die Entwickler/Protagonisten selbst, die die Aufwände schätzen. So kann jedes Teammitglied beim Planning Poker seine speziellen Stärken und Erfahrungen einbringen. Die Schätzung beruht somit auf einer breiten Basis fundierter Überlegungen.

Idealerweise nimmt somit das gesamte Team aller am Projekt beteiligten Personen teil. Jeder Spieler erhält dabei ein eigenes Deck (Schätzset) Planning Poker Karten – zur Übersichtlichkeit bestenfalls in unterschiedlichen Farben.

Planning Poker: zukunftsweisend und branchenübergreifend

Auch wenn der Ursprung von Scrum und den Planning Poker Karten in der Softwareentwicklung liegt, weitet sich deren Einsatz kontinuierlich aus. Mit fortschreitender Digitalisierung, steigender Komplexität von Projekten und stetigem Optimierungsbedarf wächst auch der Anspruch an funktionierende und effektive Projektarbeit. Genau dort setzen die vielen Vorteile vom Planungspoker an.

Da es sich um ein breit einsetzbares und bewährtes Mittel zur agilen Aufwandsschätzung handelt, werden die Planning Poker Karten in immer mehr Branchen verwendet.

Was bedeuten die Planning Poker Karten?

Der Ablauf des Planning Pokers

Vorbereitung und Beginn

Der Moderator leitet das Spiel – idealerweise handelt es sich hierbei um den Projektmanager (bzw. Scrum Master). Er gibt selbst keine Schätzungen ab, ist aber für den gesamten Ablauf, den Überblick und die inhaltlichen Besprechungen zuständig. Da Planning Poker immer dem Schätzen verschiedener Backlogs/Aufgaben dient, hat der Moderator diese im Vorfeld aufgelistet und vorbereitet.

Wichtig: Vor dem ersten Schätzen muss festgelegt werden, worauf sich die Werte der Planning Poker Karten beziehen. Sie sind immer relativ – stehen also in Beziehung zu etwas. Dies kann ein vorangegangenes Projekt/Backlog sein, das als Referenz dient, aber ebenso kann es sich mittels Umrechnung um gängige Einheiten wie Stunden, Manntage oder Preise handeln. Im klassischen Scrum wird davon jedoch abgeraten, da es sich bei den Werten der Scrum Karten idealerweise um abstrakte Story Points handelt: Diese Story Points versinnbildlichen Komplexität und Umfang einer Aufgabe, ohne selbst schon eine definitive Größe darzustellen - sie sind also relativ und abstrakt. Je nach Bedarf und Eignung kann diese Relation immer selbst festgelegt werden - das Planning Poker ist somit immer ganz individuell angepasst.

Nach genau diesem Muster werden dann alle weiteren Aufgaben/Backlogs besprochen und mit den Planning Poker Karten geschätzt.

Wichtig: Kommen die Planning Poker Karten mit den hohen Werten (ab 20) auf den Tisch, muss darüber nachgedacht werden, wie der entsprechende Backlog/die Aufgabe noch in kleinere Schritte aufgeteilt werden kann. Nur so lassen sich überschau- und vor allem schätzbare Einheiten finden und umsetzen.

Wie man sieht, besteht Planning Poker aus standardisieren, pragmatischen Einzelschritten, die in geringer Zeit bewältigt werden und ein präzises Ergebnis in komplexen Zusammenhängen hervorbringen können. Genau das zeichnet agile Projekte und letztlich auch den Erfolg des Planning Pokers aus.

Genauere Schätzungen dank Planning Poker – konkret und treffsicher

In diesem Punkt scheint über Jahre hinweg Einigkeit zu bestehen: Teams, die Planning Poker Karten einsetzen, kommen in kürzerer Zeit zu genaueren Ergebnissen und können ihre Arbeit fundierter planen und durchführen – sogar mit positiven Nebeneffekten über das reine Schätzen hinaus.

Mit Planning Poker wird das Potential aller Teammitglieder ausgeschöpft

Dieser Punkt ist einer der wichtigsten Faktoren des Erfolgsgeheimnisses der Planning Poker Methode, da Mensch und Ergebnis davon profitieren:

Der Spielablauf mit verdeckter Schätzung und öffentlichem Erklären ermöglicht es, Beeinflussungen des Ergebnisses durch Gruppendynamik, dominante Teammitglieder oder vorschnelles Ändern der eigenen Meinung gering zu halten oder sogar zu verhindern. Dieses besondere Setting im Scrum Poker ermöglicht es, Erfahrung und Wissen eines jeden Teammitglieds unverfälscht ausschöpfen zu können. Daraus resultiert eine größere Genauigkeit des Ergebnisses.

Und auch die Teammitglieder können von den Erfahrungen, Kenntnissen und Schwerpunkten der Anderen lernen, denn: Jeder muss sich beim Planning Poker in gleichem Maße einbringen, aufmerksam sein und mitdenken – und seine Überlegungen belegen und mitteilen. Dies wiederum hilft dem Scrum Master oder Projektmanager, die Arbeits- und Denkweise jedes Teammitglieds besser kennenlernen und damit gleichzeitig die Qualität der Arbeitsergebnisse erhöhen zu können.

Fester Rahmen vs. Abschweifen: So effizient ist Planning Poker

Dieser Vorteil des Planning Pokers liegt auf der Hand: Jede Session mit den Planungspoker-Karten läuft nach demselben Ablaufplan mit festen Regeln und Zeitkontingenten ab – somit ist schon die Technik selbst gut schätzbar in Bezug auf zeitliche und personelle Ressourcen. Auch die einzelnen Steps der Schätzung und Erarbeitung der Inhalte fügt sich in einen Zeitrahmen ein. Dies hat den Vorteil, dass die Teilnehmer darauf vorbereitet sind, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen.

Qualitätssteigerung durch Aufmerksamkeit

Nicht nur der inhaltliche Aufbau und die Struktur des Planning Pokers bilden eine Grundlage zum Erlangen präziserer Kalkulation – auch die soziale Komponente spielt eine entscheidende Rolle. Da jeder Teilnehmer seine Schätzung für sich allein festlegt, aber diese dann auch erklären und begründen muss, ist er darauf vorbereitet, das Zustandekommen seiner Schätzung beim Planning Poker fundiert darzulegen. Der Einsatz von Planning Poker Karten beugt intuitiven Bauchentscheidungen oder Mutmaßungen vor.

Durch die Planning Poker Sonderkarten wie Fragezeichen oder Pause ist es jederzeit möglich, Unsicherheiten oder die fehlende Möglichkeit einer Antwort mitzuteilen. Und: alle zu besprechenden Backlogs bzw. Aufgaben kommen an die Reihe und haben denselben zeitlichen Rahmen. Damit ist beim Planning Poker ausgeschlossen, dass zu Beginn sehr ausführlich und am Ende dann aufgrund von Zeit- und Konzentrationsmangel schnell und ungenau diskutiert und geschätzt wird.

Teambuilding durch Planning Poker

Nicht zu unterschätzen ist auch die soziale Komponente: Das Spielen mit Planning Poker Karten lockert den Arbeitsalltag auf, durchbricht die Routine des digitalen Arbeitens und schafft Erlebnisse auf mehreren Ebenen. Sogar individuell bedruckte Planning Poker Karten können verwendet werden. Daher sind Planning Poker Karten auch bestens für Seminare oder Fortbildungen geeignet.

Zudem ist Planning Poker durch seinen Fokus auf den Konsens ein demokratisches Mittel, um Ergebnisse zu erzielen, zu denen jeder beiträgt und denen am Ende jeder zustimmen kann. Dies ist auch eine Form der Wertschätzung, da beim Planning Poker ausdrücklich die Einschätzung eines jeden Teilnehmers gefragt ist. Zugleich lernen sich die Teammitglieder untereinander besser kennen.

Agiles Schätzen mit Planning Poker Karten: Die Perfekte Mischung aus Struktur und Freiraum

Vermutlich ist genau das das Erfolgsgeheimnis des Planning Pokers: Die einzigartige Mischung aus Struktur und Freiraum.

Keine andere Methode der Aufwandsschätzung ist so strukturiert und zeitlich getaktet wie das Planning Poker, während gleichzeitig genügend Freiraum für jeden Teilnehmer und die Bedürfnisse des Projektes selbst vorhanden ist. Das System hinter den Planning Poker Karten ist nahezu universell für die individuellen Bedürfnisse eines Projektes anwendbar, indem die Bezugsgrößen und Schätzwerte immer persönlich angepasst werden.

Planning Poker ist also immer so individuell wie Ihre Projekte und Ihr Team – und die Karten können es auch sein!

Projekte schätzen und planen mit Planning Poker Karten

Gerade, wenn es um die Schätzung der zu erwartenden Aufwände wie Zeit, Personal und Kapital und damit die Planung und Durchführung von Projekten geht, ist eine präzise und fundierte Abstimmung aller Teammitglieder entscheidend. In Form der Planning Poker Karten gibt es dafür eine effiziente und pragmatische Methode, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Wissen bündelt und die Qualität des Projektmanagements erhöht.

Darum erhöht Planning Poker die Qualität der Projektarbeit

Der dritte Aspekt ist einer der wichtigsten und interessantesten Besonderheiten des Ansatzes von Grenning. Zum einen holt sein Planning Poker immer „die Basis“ an den Tisch – also diejenigen, die das Projekt ausführen. Abstrakten, unrealistischen Einschätzungen aus Chefetagen oder rein theoretischen Schätzungen wird damit zuvorgekommen.

Und: Das Planungspoker schafft es zum anderen, durch seinen Aufbau dafür zu sorgen, alle Mitglieder des Teams einzubeziehen und zu hören. Außerdem entsteht durch die Methode des Planning Pokers eine ganz besondere Dynamik: Planungspoker zielt immer auf einen Konsens ab, wird aber vor allem dort spannend, wo Unterschiede auftauchen:

Der Erfinder Grenning betont, dass die Teilnehmer, die sonst eher zurückhaltend sind, durch das Planning Poker aktiv mitwirken – und in den ruhigen Teammitgliedern viele gute Ideen schlummern.

Gleichzeitig appelliert er daran, keine Zeit mit den Dingen zu verschwenden, bei denen sich alle einig sind. Mit den Planning Poker Karten kann das Team seinen Fokus auf das legen, was unterschiedlich wahrgenommen wird und daher Diskussionspotential hat. Aus genau diesen Gründen ist der Einsatz der Planning Poker Karten auch keinesfalls auf nur einen Bereich beschränkt.

Dann wird Planning Poker eingesetzt

Da Planning Poker aus dem Kontext agiler Entwicklung stammt, ist auch der Einsatz der Planning Poker Karten agil und wiederkehrend:

Planning Poker ist also bestenfalls ein kontinuierlicher Begleiter der Projektarbeit. Und da agiles Projektmanagement in den verschiedensten Bereichen mittlerweile ein zu bevorzugender Standard ist, sind auch dem Einsatz des Planungspokers wenig Grenzen gesetzt.

Immer mehr Branchen setzen Planungspoker ein - seien es Industrie, Handel und Telekommunikation oder Dienstleistungsbereiche wie Consulting und Beratung.

Die Dynamik agiler Projekte und des Planning Pokers

Dass neue oder bestehende Projekte umfassend und teils übermächtig erscheinen können, ist keine Seltenheit. Jedoch nutzt diese Erkenntnis niemandem, sie lähmt nur.

In agilen, längerfristigen oder komplexen Projekten ist es daher das Kernprinzip, die Gesamtanforderung in sauber voneinander abgrenzbare Einzelaufgaben zu unterteilen. Je kleiner und genauer diese Unterteilung, desto besser. Diese einzelnen Aufgaben (auch Backlogs oder User Stories genannt) sind es dann, deren Aufwand mittels der Planning Poker Karten geschätzt wird.

In einem Planning Poker Spiel können aufgrund der rationellen, strukturierten und zeitsparenden Konzeption der Methode problemlos 20-30 Backlogs/Aufgaben abgehandelt werden, da das Konzept genau darauf ausgelegt ist. Zugleich hilft es, genau jene Projektbestandteile zu entlarven, die mehr Aufwand in sich verbergen, als sichtbar war – und folglich noch genauer unterteilt werden müssen.